第七章商务企管部资料管理办法VIP专享

第七章、商务企管部资料管理办法一、总则（一）为法律规范商务企管部项目文件资料的管理，确保部门资料系统、完整和有效，满足随时查询使用的需要，特制定本办法。（二）本办法规定了本部门项目资料整理的基本原则和方法.二、资料管理的基本原则及办法（一）管理范围商务企管部所负责的招投标、合同、进度、结算等项目资料及公司红头文、部门来文等其它文件。(二）明确资料管理员资料管理员（以下简称：“资料员”）：即具体经办各环节资料的工作人员。针对商务企管部项目文件种类繁多,资料管理量较大，可明确项目资料管理员和内务文件(红头文、部门来文等其它文件)管理员，但具体经办招投标、合同、进度、结算的工作人员要配合资料员，必要时给以法律规范指导.（三）资料员的职责做好资料的收集、整理、登记和分类管理，建立管理台帐，保证部门各项项目资料真实、准确和完整，对资料的实物和台账进行妥善管理，较好地满足随时查询的需要。 （四）文件资料的接收1.原则上各单位提供给商务企管部的项目文件（招投标、图纸、进度、结算等资料)及**公司各方面的文件由各分管资料员接收，如资料员有事在外，由其他同事代收后转交。2。资料员对接收的项目资料必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知相关单位补送。3.资料员需及时建立项目文件接收总登记帐和分类账（薄式台账和电子台账），并能利用计算机进行各类项目文件的查询检索。4。登记完毕的项目文件应及时予以处理,在保证留存份数后，按要求及时报送有关单位和部门.(五）文件编号原则为便于项目资料的法律规范管理和检索查询，对已形成的各项文件资料应进行编号。编号不宜复杂，有专用编号的用专用编号,无专用编号的用序号即可,每份资料只能有一个编号标识，不得有重号、空号和编号不完整的现象。(六）资料的质量要求1。项目资料应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制。2。整理归档的项目资料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（七）资料发送需向各相关单位和部门发送的项目文件资料由资料员统一归口发送，做好发文记录,建立资料分发台账。(八)资料的借阅1.因工作需要，其他人员需借阅商务企管部文件资料时，需办理借阅手续,且经部门领导批准后才能借出。2。部门以上领导借阅资料时，不用办理借阅手续，但管理员需做好登记记录，并复印备份。3。借阅时需告知借阅者爱护资料,保持干净,严禁涂改，不得转借和遗失.（九）定期清理各项资...