XXXX 公司视频会议系统管理办法（试行） 第一条 为法律规范我司视频会议系统的管理，保证视频会议系统的正常运行，特制定本办法。第二条 视频会议是提高工作效率，适应节约、便利办公要求的有效方式，各级部门和机构应积极利用视频会议系统（以下均简称“视频会议”）召开会议、面试人员、组织讲座和培训等，充分发挥其效能。第三条 总公司综合管理部是全司视频会议的管理部门，也是总公司视频会议室的管理部门，总公司信息技术部是全司视频会议系统的技术保障部门。各视频会议系统的使用机构也应明确系统的具体管理部门及其职责，并指定两名以上系统管理员。第四条 各机构使用的视频会议软件和硬件系统均由总公司统一配发。各机构可以根据自身情况本着适用即可的原则参考《视频会议室的建设》（见附件 1）来建设视频会议室。视频会议系统的日常操作应根据《视频会议系统操作法律规范》（见附件 2）的要求进行。第五条 以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，需要在 OA 系统上执行“视频会议申请流程”，并经由相关领导审批通过之后方可召开；以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，由各机构提前告知总公司综合管理部，并将视频会议有关信息送总公司信息技术部备案。如与总公司视频会议冲突，应优先确保总公司视频会议。第六条 以总公司名义和总公司各部门名义召开的视频会议，须按以下程序办理：（一）对于有总经理室及以上人员参加或涉及全司大部分机构参加的重要会议，会议发起者需提前 5 个以上工作日在 OA 系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过 OA 系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。并将有关信息告知总公司信息技术部。（二）对于一般性的有限数量机构间会议，会议发起者需提前 3个以上工作日在 OA 系统上通过“视频会议申请流程”来预订会议室，同时通过 OA 系统向参会机构下发会议通知，明确视频会议联调时间及有关要求。并将有关信息告知总公司信息技术部。（三）紧急情况下，会议发起者可先将视频会议有关信息告知总公司综合管理部和信息技术部。会后在 OA 系统上补走“视频会议申请流程”。第七条 以各分公司名义和分公司各部门名义召开的视频会议，如需使用全司视频会议系统，须按以下程序办理：（一）会议发起者应提前 3 个以上工作日填报《视频会议申请表》（见附件 3），打印并加盖公章后，传真至总公司...
