公司文件管理规定

公司文件管理规定1.目的和作用 公司的文件资料是公司的重要财宝，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行,是公司管理层的重要工作.为实现文件管理的程序化、法律规范化,使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。2.管理职责 公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训,抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序.并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。3.文件立卷归档管理 秘书部门对公司文件的立卷归档，应根据以下程序做好工作:3.1收集立卷文书材料。 应坚持平常随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整,对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保留好底稿和正本。3.2做好立卷类目的分类。 根据不同文件的性质分成若干类别,如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。3.3拟定卷内文件保存价值。 根据统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。3。4 科学、合理地排列卷内文件. 应根据一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是:3.4.1 重要文件在前，次要文件在后.3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。3.4。3 综合性文件在前，专题性文件在后.3.4.4 正文在前，附件在后。3。4。5 结论性文件在前，调研性文件在后。3.5 文件装订成案卷。 定卷时，在完成对卷内文件系统排列后,应编号，填写卷内目录和卷本备考表,然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。3.6 文件移交归档。 文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行.移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认.4．文件的存放管理 文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作：4.1加强文件安全性的管理。4.1。1 文件应当有一个安全的存放之处,如专门的文件室与文件柜. 4.1。2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。 4。1。3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。 4。1.4 主管人员应常常对专管员进行文件安全督察。 4。2 做好存放文件的分类工作. 4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，...