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有备而无患-让你的Word备份更智能VIP免费

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有备而无患让你的Word备份更智能Word是平时办公、学习或是其他很多场合下用来编辑文档的主打工具,但在实际操作过程中会遇到各种突发事件,例如突然停电、死机、病毒侵入或是偶然后个操作失误(例如误删除、没保存关闭文档)等,如果忘记了手工定时保存文档,辛辛苦苦的劳动成果瞬间就化为乌有,令人叹惜。其实,只要你将Word调教好,这些突发事件也只是一个有惊无险的事件而已。1.误操作,撤销、恢复最简洁在平时编辑文档过程中,误操作是避免不了的,在没有关闭文档的情况,通过撤销功能就可以快速解决问题。而撤销大家估计都会用,快捷键为“Ctrl+Z”,也可以通过工具栏中的撤销按钮来完成。与撤销相对应的还有个“恢复”功能,那就是对上次撤销的反撤销,快捷键为“Ctrl+Y”。记住这两个快捷键,平时的误操作都不要紧。2.启用Word的备份功能如果你使用的是Word2003,Word本身具有一个备份功能(Word2007并没有提供这种备份功能),而默认设置下并没有开启。这项功能就是在用户打开并进行编辑文档时,在文档同一个目录下自动生成一个备份文件,其名称一般为“备份属于原文档名称”的文件,其扩展名为“.wbk”(如图1)。图1在这个备份文件中主要保存的是该文档本次打开之前的内容,因此,当本次打开进行编辑出现了各种错误,就可以通过本备份文件快速恢复到打开之前的状态。进行恢复时,可以直接通过打开此备份文档,也可以将其拖放到Word程序窗口中来打开,之后再重新保存文档即可。开启此备份功能方法:单击菜单“工具→选项”,打开“保存”选项卡,选中“保留备份”选项,保存设置即可(如图2)。图23.让Word文档也具备“还原点”功能在使用Windows系统时,系统提供的备份还原点功能相当实用,当出现故障时,还可以恢复到之前备份的不同的还原点。Word2003也提供了这样的功能,在保存文档时可以单击菜单“文件→版本”,然后在打开的窗口中单击“现在保存”按钮,在打开的窗口中设置该版本的相关信息即可。以后就可以在打开这篇文档时,再单击菜单“文件→版本”,在打开的列表中就可以看到之前保存的不同版本了(图3)。图3选择一个版本,单击“打开”按钮,就可以直接恢复到当时保存此版本时的状态了。4.让Word自动备份,突然掉电、死机的救命稻草有些朋友在平时编辑文档时还没有养成定时按Ctrl+S的习惯,一旦碰到掉电、死机,那可就惨了。假如你也有这样的毛病,不妨让Word帮助你定时保存。Word2003中的设置:单击“工具→选项”,选择“保存”选项卡,勾选“自动保存时间间隔”项并设置自动备份的时间即可(如图4)。图4在设置时间时,不要设置过久,那就没有自动备份的意义了,也不能设置过快,一般设置为5到10分钟比较合适。Word2007的设置方法:单击窗口左上角的“Office按钮”,单击“Word选项”按钮,再选择“保存”项,在右侧窗口中再选中“保存自动恢复信息时间间隔”选项并设置好时间,如果对默认的保存位置不满意,还可以自定义文档保存位置(如图5)。图5Word2007在文档自动备份功能方面做得相当先进。当Word检测到用户已经进行了保存,自动备份的文件将会自动删除,如果检测到用户没有备份文件,将会自动在设置的位置自动备份一个名为“‘自动恢复’文档名.asd”的文件,如果遇到突发事件时,只要直接打开此文档即可找到丢失的内容了。

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