文献类别： 三阶文献 文献名称： 公司公文及证照文献管理规定文献编号： QW-GLGD-028受领部门： 受领部门签收人受领部门签收人受领部门签收人 公布规定：□ 公开文献 ： □ 派发全部部门 □ EMAIL 全部部门 □ 网站公布 □ 公示栏张贴 □ 内部文献 ： 除受领部门外不得传阅 制修订统计：制 修 订 记 录版次页数发行日期制 修 订 要 点A3-10-16新制订BCDE制订部门编制初审复审核准企管部李四公司公文及证照文献管理规定一、目的为规范公司公文及证照文献的归档和管理，避免证照过期，控制证照复印件发放工作，特制订本规定。二、管理范畴1．公司公文指向政府部门申请、报告文献；与其它单位订立的非业务合同、合同文献；以公司名义对外公布的声明文献。公司常规业务的采购、加工合同和财务报表暂不列入本管理规定范畴。2．证照文献指多个法定的营业执照、税务登记证等文献。三、责任部门1．财务部：负责全部证照文献正本的存档和发放登记工作；负责将最新有效证照文献复印件送交企管部；2．企管部：负责接受财务部送交的证照文献复印件并更新和核对《公司基本状况表》；负责全部证照文献复印件的发放；负责监察和安排全部证照文献的年检、换证工作；负责公司公文的审查和存档；3．保管部门：负责接受财务部发放移交的证照原件的保管工作；负责协助证照原件的年检、换证工作；4．使用部门：需要使用证照复印件时向企管部申请和登记；需要外发公司公文时送交企管部审查和存档。三、证照文献管理1．证照文献正本由财务部进行存档和发放管理，发放证照文献正本时要做好登记工作，如有证件遗失的由最后登记人负责。（表格见附表 1）2．财务部须运用办证费用报销的过程控制证照文献的归档。3．证照文献由财务部复印复印件送企管部存档和管理。企管部接受证照文献后，负责更新和核对《公司基本状况表》和《证照复印件目录》。（表格见附表 2、3）4．企管部负责全部证照文献复印件的发放工作。有需要的部门到企管部申请和登记，并在证照复印件上注明用途，需加盖公章的经同意后到财务部盖章。5．证照文献的年检、换证工作由企管部负责监察和安排。四、公文管理1．公司公文发放前须送交企管部审查和存档。2．企管部根据《公司基本状况表》进行核算，确认无误后签发证明才能够到财务部盖章外发。五、施行日期本规定自 10 月 16 日起施行。
