中健易康文件管理办法

下载后可任意编辑中健易康文件管理办法12024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑 中健易康 文 件 管 理 办 法 编号 EK-HR5-11-14 版号 -A 编制__________________ 审核__________________ 批准___________________ 22024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑 6 月 8 日发布 6 月 8 日实施 中健易康 文件管理办法1 目的为使中健易康各类文件处于受控状态,确保各场所使用的文件均为有效版本,特制定本办法。2 适用范围适用于控制中健易康的各类文件。3 程序执行者3.行政总裁负责审批各类外发文件。3.2 总裁办秘书(以下称为:文件管理员)负责对中健易康的各类文件进行收发文登记、文件分类、签阅、保存、销毁管理。4 正文4.1 文件分类及收发登记4.1.1 当文件管理员收到书面文件或其它书面资料时,应分类登记到相应的”文件清单”上。32024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑4.1.2 当文件外发时,文件管理员应填写”文件发放记录表”,以便追溯。4.2 文件签阅4.2.1 文件管理员应每天上午上班后一小时内查收电子邮件及传真,以确保及时收到文件。4.2.2 文件管理员应及时将文件附”文件签阅单”交行政总裁签批。4.2.3 签批后需要传阅的文件,通知其它员工签阅。4.2.4 文件管理员确保所有人员在 2 天内阅知应该阅知的文件。4.3 文件的保存与销毁4.3.1 文件管理员在文件签阅完毕后,将其存入相应的文件夹。4.3.2 文件夹应保存在安全适宜的资料柜中,便于查找和检索。4.3.3 每年 12 月 31 日前将本年度文件进行清理,将作废文件、失效文件进行销毁;其它文件进行存档,保留三年后销毁。4.3.4 文件销毁时应填写”文件留用/销毁审批表”,经行政总裁审批后方可销毁。销毁文件时,不少于 2 人在场(1 人销毁,1人监销)4.4 文件的借阅4.4.1 文件被借阅时,比须填写”文件借阅记录表”经行政总裁审批后方可借阅。4.4.2 文件借阅后,都不得带离公司。确须带走,须经行政总裁审批后方可带离。4.4.3 原版文件,涉及公司机密的文件不得外借。4.5 文件的复制4.5.1 文件复制必须填写”文件复制审批表”经行政总裁审批后42024 年 5 月 29 日下载后可任意编辑方可复制。4.5.2 涉及公司机密的文件,如财务报表、商业计划书等,不得复制和外借。4.5.3 被复制的文件必须妥善管理,使用完毕后应由文件管理员将其收回,并根据需要将其留存或销毁。5 程序主要注释本程序使用 ISO9000: <质量管理体系 基础和术语>标准和公司<企...