【第6章：书面商务文件一一内部沟通文件】 内部沟通文件是指在组织内部人们互相沟通的书面方式。内部沟通文件必须做到全面而准确，以便达到组织目标。内部沟通文件要求： (1)在充分的信息交流的基础上作出决策. (2)向全体员工发布指令。 (3)组织内同一层级员工之间的互相沟通。 (4)向员工提供相关信息。 (5)向员工提供对他们至关重要的信息。 6.1备忘录 备忘录是组织内部沟通文件的一种常见形式。备忘录一般很简短，通常只记录一两个问题，并且仅限于公司内部传阅。同一份备忘录可能被发送给多个收件人。 备忘录会标明组织的名称，当然也会清楚地表明它是一份备忘录。 它将标明发件人及收件人，同时也将标明主题和发送日期。该文件的形式类似图6-1所示 6. 2会议议程 大多数组织都设有召集会议进行讨论并作出政策决定的委员会。部分成员被选举出来代表其部门职工的意见， 其他人则因为其在组织中的职位自然成为委员会的一员。 这些会议往往非常正式，由一位主席主持会议.一位秘书负责会议记录。会议定期或按商定时间举行，从每天一次到每年一次不等。 会议议程列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序。通常，会议议程需指明公司名称、与会人员、会议举行的时间及地点。 通常的安排是，首先让那些受到邀请却不能参加会议的人员对缺席会议表达歉意。每次会议都要做书面记录，即众所周知的"会议记录 "。上次会议的会议记录被提交上来，然后会议将讨论上次会议尚未解决的问题，或报告上次会议所作决定的执行结果。其他需要讨论的议题也被安排在会议议程中.这样每个与会者都会清楚需要讲座些什么。然后，一份进度报告也将被提呈上来，报告涉及新产品以及营销团队对销售新产品的打算。当所有主要问题得以处理后，会议议程项目中还可以包括其他事项，以便让任何一名与会者提出他认为应在会议上予以考虑的其他问题。最后，议程将确定下一次会议的时间。 6.3会议记录 会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。 会议记录通常遵循一个标准格式，并且只是在会议议程上添加一份简明报告，记录会议上实际发生了什么。 会议记录需指明公司名称、 参加会议的特定人群，以及会议举行的时间及地点。 然后，那些出席会议的人员通常会被记录下来。 会议记录还将提供会议议程上有关事项的细节，因此议程上的事项得以再现，并附带有关于所发生事情的简要记录。 这样，会议记录便会产生一份不能出席会议并送来缺席致歉的人...
