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归档文件整理流程和方法

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归档文件整理流程和方法根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2024)的规定,结合工作实际,我将归档文件整理工作总结为收集、组件、分类、排列、编页、编号、编目、装订、装盒、排架十步。第一步:收集文件收集,即每年年初由档案员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。收集中应掌握的原则是:“以我为主,突出重点”,即重点收集反映本单位职能活动的文件材料和重大活动事件材料.这部分文件材料分为对外发文和内部发文.对外发文一般都有发文字号,这部分发文一定要收集齐全,另外根据省、市档案局的要求,必须实行二套制,也就是带底稿的文件收集一套(按保管期限划分),不带底稿的文件收集一套按字号排列(即二套也叫发文汇合).内部发文即未经登记编号的文件材料,主要包括:①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料;②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采纳的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查讨论时形成的文字材料;④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部)会、行政领导(如局长)办公会工作会议、专业会议等各种会议形成的会议记录、纪要、简报、领导讲话等文件材料还有领导班子民主生活会报告⑤ 本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料;⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料;⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告;⑧ 本单位制定的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料,以及各种基础数字统计报表和分析材料;⑨本单位财产、档案交接凭证,以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位有关的报告、标书、合同等;⑩本单位编印的简报、出版物(包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等)定稿、样本,以及新闻媒体(包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等. 第二步:组件归档文...

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