浦东新区纸质档案数字化加工指导规程

—1—浦东新区纸质档案数字化加工指导规程1.总则1.1 范围本规程制定了纸质档案数字化加工的基本流程和操作规范。本规程适用于所有需要进行纸质档案数字化加工的单位或机构，以及档案社会服务类企业批量开展纸质档案数字化加工。1.2 引用文件本规程根据以下国家标准制定：DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范DA/T18-1999 档案著录规则DA/T22-2015 归档文件整理规则GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范档办发〔2014〕7号国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知沪档（2015）98 号《上海市档案局关于加强档案业务外包和中介服务管理的指导意见》2.基本要求2.1 基本原则纸质档案数字化加工的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。同时加强对纸质档案数字化各环节的安全保—2—密管理机制，确保档案原件和档案数据的安全。2.2 数字化对象的确定原则对需进行数字化加工的对象按照一定的原则和利用方法进行确认，属于归档范围且应永久、长期和 30 年保存、符合国家有关规定的利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。2.3 符合国家法律法规的原则纸质档案数字化加工，必须符合国家档案开放规定、安全保密规定等有关规定。3.基本环节及过程管理3.1 基本流程纸质档案数字化加工的基本流程包括档案（资料）交接档案前（包括整理、鉴定、补缺、立卷）处理、扫描加工、图像处理、条目著录、索引质检、数据转换、质量自检、装订还原、数据移交。3.2 过程管理建立起与纸质档案数字化加工配套的管理规范，各个流程应该进行详细登记，每道工序都通过《项目流程单》（附录图 4）跟踪记录生产情况、质量情况，每道工序在处理前按照生产规定都将实物与工单进行核查，发现问题及时退回纠正。每个工序可能用到的表单可参见附录。同时确保整个数字化加工过程中档案原件和档案数据的安全保密。4.档案交接档案交接分为档案领取和档案归还两个环节，须指定专人按照—3—档案交接规范完成。4.1 档案领取4.1.1 库房人员提供所需加工的档案范围（全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号）。4.1.2 档案交接员根据现场加工能力确定待领取档案的档号和数量，提前准备好《档案交接记录表》（附录图 1）和清单。4.1.3 对于零散、未整理的文件，需要确定文件的年度、形成或承办机构、保管期限，先做好归档整理工作，再根据《文件交接记录表》（附录图 2...