记录及档案管理程序ZGYC-QP-DC001

记录及档案管理程序编制杨文昌日期1227审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1.目的 加强公司记录及档案的管理监督，落实管理责任人，明确责任人的管理责任，切实达到增强公司记录档案的安全性、有用性和有效性。2.适用范围适用于公司所有记录及档案管理（有另行规定的从其规定）。2.1 证照与批复类:：营业执照、企业代码证、税务登记证、各类许可证、资质证书、产权证、政府批文等。2.2 公司治理类：股东会、董事会文件、公司章程。2.3 规章制度类：公司发布实施的规章制度、作业流程等。2.4 公文类：公司对内对外发布的各类通知、决定、申请、报告、会议记录等公文。2.5 合同类：各类合同、协议、合作意向书等。2.6 项目资料：包括可行性报告，图纸（含设备图纸）等与项目相关的资料。有另行规定的从其规定。2.7 财务审计类档案：包括会计档案和财务报表、审计档案和审计报告等。2.8 人事类：人事档案、工资资料、图书等3.术语和定义（无）4.职责4.1. 各部门：4.1.1.确保本部门所管理记录及档案的安全、完好。4.1.1.各项目指定专人负责(称为资料管理员)，各责任部门和责任人对使用记录及档案妥善保管、安全使用的责任，并接受公司管理部门的监控和管理。4.1.2.负责协助公司定期进行的记录及档案资料整理及归档工作。4.2.总经办：4.2.1.总经办是公司记录和档案资料管理的主管部门，负责对公司相关记录及档案资料的归档、整理、借阅、检查等管理。5.工作程序5.1.记录及档案收集归档5.1.1.证照与批复类、公司治理类档案由总经办档案管理员保管。5.1.2.规章制度类、公文类档案由总经办统一发布、分发，原稿和原件留档一份。发放到各个部门的规章制度，由各个部门负责人归档保管。5.1.3.合同类档案，原件统一归档到总经办档案管理员保管，如需要相关部门可留存副本或复印件。5.1.4 项目资料类档案由各项目行政秘书收集定期（每月 10 日、20 日、30 日）报送总经办档案管理员存档。5.1.5.财务审计类档案由财务部按相关财务管理规定收集归档。5.1.6.人事工资类档案由总经办收集归档。5.2 记录及档案收集归档要求5.2.1．所有档案管理员的归档材料应以原件存档，当存档资料确因客观因素而不能存放原件时，可用复印件替代，但须附页说明原件去向，并有保管人或使用人签字确认。5.2.2. 所有的归档材料要归档及时、齐全，并分门别类根据一定规则编号登记和存放；5.2.3..所有档案管理员的归档材料应当编制目录，...