关于行文规范及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量,确定文件编号办法,为各种文件的收发、存档工作奠定基础;确定公司重要信息披露载体的格式、样式,树立公司管理形象。做到政令畅通,令行禁止,正确指导公司的各项工作,适应公司的快速发展特制定本办法。通过此办法的实施,达到各种文件可追溯,各级文件有保管,全部文件受控的目的。一、纸型、纸质复印纸A4型。二、封面文件材料10页以内的一般不加封面,确需加封面的材料可以加上,如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象(文字和徽标),但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。三、书写要求(一)标题使用2号宋体加黑,顶行。(二)副标题居中排列,使用3号宋、仿宋或楷体,但不与正文字体重复,破折号占2格。标题单独成行时,均无需标点。(三)正文使用4号仿宋。每段文字前空两格,第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体,如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等,以保持文面严肃、整洁。(四)章节的排序为第一层“一”,第二层“(一)”,第三层“1、”,第四层“(1)”,第五层“1)”。(五)正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的,可随文就位,与正文同宽。表内字体同正文,字号可略小。(六)数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。四、落款、盖印在正文后空两行,单位名称按印章全称。盖印,可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形,不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日,上2/3,下1/3,左右居中,端正清晰。五、分类与编号(一)文件分类公司常用文件格式为为:会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等,其中会议纪要不用文件编号,提取或说明时以某年某月某日(会议召开时间)及某领导(公司领导)主持的某某会(会议性质)为方式进行定位。(二)简化编号名称由于公文编号受长度,美观等各方面的制约,对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形,靠右为公务编码,一般制度/规范性文件均需要编号,其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对外文件,页脚格式均为“第X页,共X页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,不加粗,带格式线。(三)细化编号内容仅限于下行文中的通知、通告,为公司行政部统一编制;初拟编号内容包括:公司名称、部门名称、时间、文件顺序号(内部标准)。编制方法:YXJT-HR-2016-001(公司人力资源部2016年第1份文件),其中公司名称:燕新公司=YXJT;部门名称:HR(人力资源部);时间:2016年,其后以此类推。文件顺序号:001,002,003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起,如2016-001。便于管理保存。(四)各部门名称为财务部:CW,审计部:SJ,开发建设部:KF,环保事业部:HB,人力资源部:RL,行政部:XZ所有文本依顺序排号,发文后行政部存档。六、行文管理主要内容外部函、电、来文,本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。(一)内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括:通知、说明、各种统计表格等;公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等;公务文书包括:请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等;公司下发的公文由行政部统筹管理,各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料,由行政部以公司名义发文。(二)发文处理程序一般事务性文件的发文,应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文,应事先向部门分管领导(副总裁、总监级)提出口头申请。各类文件拟稿承办部门:1、公司对外文件由行政部负责拟稿;2、各部门(含分公司)间的往来文件由本部门负责人拟稿;3、职能部门各种一般事务性文件,由发文部门拟稿;4、公司各项规章制度由相关管...