水利档案方式转变的思考VIP免费

水利档案方式转变的思考纸质档案和电子档案在现代水利档案管理中互相不可替代伴随着信息网络技术的不断发展，纸质档案和电子档案一样，都已成为现代水利档案管理的重要组成部分，在水利事业发展中发挥着同等重要的作用。纸质档案和电子档案相辅相成，优势互补，是并驾齐驱的“两驾马车”，互相不可替代。①纸质档案与电子档案的原始凭证性。原始性是档案最主要的特性，纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实、唯一性。纸质档案中最原始的当属经过上级领导亲自审改、签署的文件、会议正式通过并生效的纪要，及人们在日常的生产生活中形成的亲笔手稿、印鉴原稿，最大限度地体现了原始记录形成的思路与脉络。纸质档案难以伪造和篡改，决定了其记录历史情况的客观真实性，成为令人信服的历史凭证。更因其具有唯一性而具有独特的保存价值。电子档案的格式和内容是可更改的。档案利用者可以根据各自的需要通过计算机网络对电子档案进行不同形式的信息处理；计算机网络本身存在的不稳定性也会影响电子信息的准确性、信息的完整性，由此而引起人们对电子档案的原始、凭证性的质疑。②纸质档案与电子档案的安全性。纸质档案相对于电子档案来说，安全性能更为稳定。纸质档案形成后，原件中的内容和形式不会发生变化。而这种真实性和原始性在电子档案中就不能得到保证。在电子文件归档时，要保证其内容完整、版本为最终，电子档案载体的物理状态良好，没有病毒，信息输出准确。电子档案需要备份，以确保文件的原始性，特别是防止网络或计算机出现病毒后造成电子文件丢失。纸质档案较电子档案更易于保密，保存时间更长。③纸质档案和电子档案的共享性。大部分的纸质档案保存的都是孤本，其共享利用只能在较小的范围内进行。传统的纸质档案是一种“有形的信息资源”，汇集在一定的场所、在固定的时间范围内被需求者利用。电子档案在虚拟的计算机环境下是一种“无形的信息资源”，同一份档案可以在同一时间、不同地点、被不同需求者利用、共享。④纸质档案和电子档案的经济环保性。电子档案的应用相对于第1页共4页纸质档案的应用更为经济环保。利用者可以在不同地点、不同时间通过计算机网络，而不需在特定地点、指定时间通过纸质载体阅读电子档案，这样既节省了纸张，又减少了档案管理者对纸质档案进行拆钉、装订、搬运所需的大量时间和精力，使电子档案被无纸张消耗的重复利用，达到了经济环保的效果。纸质档案的应用则需要使用大量的纸张。⑤纸质档案和电子档案的保护原件性。随着对纸质档案阅览次数的增加，作为信息载体的纸张会逐渐老化和破损，字迹也会变得模糊不清，大大缩短了纸质档案的使用和保存寿命；而电子档案的利用则不同，即使被多次复制、打印，其内容也不会遭到破坏，电子档案的正常利用不会对其寿命造成任何影响。需要强调的一点，由于技术和载体的材料等多种因素的影响，电子档案的寿命也不是没有尽头的，对其原件也需要进行很好的保护。⑥电子档案对纸质档案还有一定的管理与使用上的便利性。水利档案管理实现从传统向现代方式转变的制约因素随着计算机网络技术在水利行业的普遍应用，水利档案管理技术得到了进一步的发展。特别是随着计算机应用的直接产品的电子档案应运而生，水利档案管理的内容和形式也发生了新的变化，对传统的水利档案管理方式提出了挑战。传统的水利档案管理模式正在被现代水利档案管理理念所取代。水利档案管理在从传统向现代模式转变中存在的制约因素有：①主观认识不到位。一些基层的水利档案管理者没有充分认识水利档案管理在整个水利建设管理中的地位，把水利档案管理作为一个独立运行的管理工作。认为水利档案管理处于整个水利建设管理环节的最末端，它的运行不会对水利建设管理产生太多的影响。造成档案管理与水利建设管理不同步，档案资料收集滞后，档案信息传递不及时，造成档案信息资源的浪费。②客观因素的制约。水利项目建设周期一般都比较长，而且档案内容繁杂。从项目论证、设计、实施到竣工验收，周期短的需要1～2年时间，周期长的则需要5～10年甚至更长的时间。而实施过程中建设内容还会根据实际情况有所调整变化。项目信息固化为纸质...