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“五常法”在高职档案管理中的应用

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“五常法”在高职档案管理中的应用 一、引言 档案管理是高职院校管理工作中的重要组成部分,传统的档案管理存在的问题,已经不能适应现代化高职院校建设的进展需要,采纳“五常法”进行管理,既可以保证高职档案管理工作持续有效地进展,又可以保证学校宝贵资料的完好和准确性,同时还能培育一批优秀的档案管理人才。 二、五常法含义 五常法来源日本,香港五常法协会率先将它改为“五常法”。其包含的意义包括:常组织(收集、存放、清除、回收、利用等)、常整顿(标注、保管、管控)、常清洁(检查、清扫、维护)、常法律规范(布置、指引、整理、调整、规则、评估、公示)、常自律(问责、训练、记录、审核)。 三、高职档案管理的现状及问题 第一,由于学校的人员流动快,在过去很长一段时间内,高职对档案管理工作的认识普遍没有上升到一定高度,管理意识薄弱。领导层的注意力主要集中在生源、学校形象、专业设置、课程设置、人才培育、教学大纲、就业创业等方面,而将档案管理工作视为辅助性内容放在次要的位置上。形成了档案管理职责不清、缺乏工作规则的情况,导致了档案资料的存放不当甚至是丢失、遗漏。[1]第二,档案的管理方法和方式也存在问题。例如管理理念滞后的问题,高职的档案管理普遍沿用的是传统的管理模式,保管和利用以及整理等工作都是采纳传统的立卷归档、整理、装订等手法,先进的数字化管理和建设没有被采纳进来。网络技术平台没有建立和完善,因此针对现代管理中的档案利用、编研、远程查阅、上传、下载等功能,高职档案管理还远远达不到使用的要求。[2]第三,档案管理人员缺乏相应的专业技能,兼职性、流动性比较大。传统的管理模式是设置一人担任档案多项管理工作,或者让其他专业人员兼任档案管理人员。实际上身兼数职的形式根本无法令档案管理工作中的收集、管理、保管等环节达到要求。而且兼职人员一般都另有工作需要完成,无法集中精力和时间去进行档案工作的专门讨论和工作部署。长期积累下来就形成了高职档案管理缺乏专业专业人才、档案收集、整理、归档环节不法律规范的情况,导致高职档案管理工作整体水平不高,给学校的管理形象造成负面影响。[3] 四、五常法档案管理模式分析与探讨 第一,常组织。对档案管理工作进行区域区分,如办公区和借阅区应划分清楚,办公区内存放的是档案管理部门的办公用品,如电脑、文件柜、办公桌、办公室设备等;借阅区要营造宁静、干净的借阅环境,包括桌椅和书架、照明...

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