“五常法”在高职档案管理中的应用 一、引言 档案管理是高职院校管理工作中的重要组成部分，传统的档案管理存在的问题，已经不能适应现代化高职院校建设的进展需要，采纳“五常法”进行管理，既可以保证高职档案管理工作持续有效地进展，又可以保证学校宝贵资料的完好和准确性，同时还能培育一批优秀的档案管理人才。 二、五常法含义 五常法来源日本，香港五常法协会率先将它改为“五常法”。其包含的意义包括：常组织（收集、存放、清除、回收、利用等）、常整顿（标注、保管、管控）、常清洁（检查、清扫、维护）、常法律规范（布置、指引、整理、调整、规则、评估、公示）、常自律（问责、训练、记录、审核）。 三、高职档案管理的现状及问题 第一，由于学校的人员流动快，在过去很长一段时间内，高职对档案管理工作的认识普遍没有上升到一定高度，管理意识薄弱。领导层的注意力主要集中在生源、学校形象、专业设置、课程设置、人才培育、教学大纲、就业创业等方面，而将档案管理工作视为辅助性内容放在次要的位置上。形成了档案管理职责不清、缺乏工作规则的情况，导致了档案资料的存放不当甚至是丢失、遗漏。[1]第二，档案的管理方法和方式也存在问题。例如管理理念滞后的问题，高职的档案管理普遍沿用的是传统的管理模式，保管和利用以及整理等工作都是采纳传统的立卷归档、整理、装订等手法，先进的数字化管理和建设没有被采纳进来。网络技术平台没有建立和完善，因此针对现代管理中的档案利用、编研、远程查阅、上传、下载等功能，高职档案管理还远远达不到使用的要求。[2]第三，档案管理人员缺乏相应的专业技能，兼职性、流动性比较大。传统的管理模式是设置一人担任档案多项管理工作，或者让其他专业人员兼任档案管理人员。实际上身兼数职的形式根本无法令档案管理工作中的收集、管理、保管等环节达到要求。而且兼职人员一般都另有工作需要完成，无法集中精力和时间去进行档案工作的专门讨论和工作部署。长期积累下来就形成了高职档案管理缺乏专业专业人才、档案收集、整理、归档环节不法律规范的情况，导致高职档案管理工作整体水平不高，给学校的管理形象造成负面影响。[3] 四、五常法档案管理模式分析与探讨 第一，常组织。对档案管理工作进行区域区分，如办公区和借阅区应划分清楚，办公区内存放的是档案管理部门的办公用品，如电脑、文件柜、办公桌、办公室设备等；借阅区要营造宁静、干净的借阅环境，包括桌椅和书架、照明...
