会议策划流程书

1 会议流程 流程图： 主办科室提出申请 成立会务组确认 会议基本信息 制订会务方案并上报领导 会前准备工作 召开会议，会议过程会务服务 会议结束 费用结算、填写各类申报材料 整理资料、归档 清扫会场保持会场呈备用状态 2 一、会议前准备工作 1、会前所需准备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅（一般由会议承办宾馆制作）、会议背景 PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。 2 、会前准备工作流程 2.1、会议的计划： （1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。 （2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。 （3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。 2.2、 确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。 （1）议程表。 将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。 （2）日程表与作息时间表。 会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。 2.3、 会议成本预算。 会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。 2.4、 准备会议资料。 （1）开幕词、工作报告、发言稿等 （2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。 2.5、 发送会议通知及接受回执。 （1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。 3 会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。 （2 ）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前 7 天以上并附回执。 回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。 2 .6 、 会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下： (1 ) 会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。 (...