秘书工作-电话礼仪

【秘书工作】秘书工作中的电话礼仪有的同志可能有这样的经历：夜深人静，人们都已进入了梦乡.突然电话铃声响起，拿起话筒一听，来电者说他有急事。什么急事?赶紧问。其实根本不是什么急事，就是问你明天能不能和他一起吃顿饭，真让人哭笑不得。这样的电话不仅让人烦，而且也损害了打电话者的形象.电话不仅仅是一个传递信息的工具，还在很大程度上体现通话者个人的修养和素养。我们当然不应该像上述“午夜凶铃”的制造者那样打电话。那么，作为一个秘书工作者应该怎样打电话呢?拨打电话时须注意的问题>〉>〉择时通话。通话时机的选择看似平常，实际上很重要。有的人只以自己的情况为推断标准，选择自己方便的时候拨打电话，这实际上是对通话对象不够重视、尊重的表现。设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则.拨打电话要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会厌烦的时间.比如休息时间尽量不要给他人打电话,除非万不得已。严格地讲，晚上 10 点之后，早上 7 点之前,没有什么特别的急事不要打电话。万一有急事打电话，要先说一句“抱歉，事关紧急，打扰你了！”否则的话对方很可能会厌烦。再者，就餐时别打电话。现代人工作繁忙,通常中午只有一个小时的吃饭时间，如遇电话,岂不影响食欲？另外，倘若不是重大事情，节假日不要打电话.在现代社会里，尽量不打扰他人的节假日休息应该成为常识。假如是拨打国际长途电话，尤其是像美国等距离较远的国家，还要考虑到时差的问题.当然，秘书在工作中遇到紧急情况，可随时与有关部门和人员电话联络,虽然也要注意把握分寸。拨打电话除了要注意时间的选择，还要注意空间的选择。一般来讲，私人电话是在家里打的,公务电话是在办公室打的。在工作场合，拨打私人电话应该尽量用自己的手机。此外,除非工作之需，一般是不应在公众场所拨打电话的，秘书人员更应注意这一问题，切不可不管有无必要，总是旁若无人地大声吆喝，令他人厌烦。〉>〉>简短通话。电话打多长好呢？在日常生活中拨打电话,有多少事就说多长时间，说清楚为止。但是，在秘书工作中，通话时间是宜短不宜长,要遵守电话礼仪中的“3 分钟原则"，即每次通话的时间应该有效地控制在 3 分钟之内。当然,这里的“3 分钟”并非是绝对的只能通话 3 分钟,而是指要长话短说，废话少说，没话不说。拨打电话不是为了排遣寂寞，不可拿着话筒捉迷藏，一定要有时间观念。〉〉>〉通话内容精练有序。秘书人员正确把握通话内容的一个有效...