《管理体系》之浅述程序文件的编写 VIP免费

浅述程序文件的编写在建立HSE管理体系过程中，编写程序文件用时较多，占有重要地位。程序文件是企业管理中科学的管理制度，必须强制执行，为此，程序文件必须具有较强的可操作性和可执行性。笔者参与了中国石化管道储运公司的程序文件编写工作。取得了一定经验，现总结出来，供大家探讨。1程序文件编写前的准备a)收集和整理企业现行的管理规定。b)确定并完善各部门的职责和权限，包括现有部门的职责和权限调查；列出需要调整或补充的职责和权限的清单。c)落实程序文件编写的工作组织；d)编制程序文件清单表；e)编制体系文件编写大纲。2程序文件编写时应遵循的原则编写程序文件应执行5W+1H原则，即：What(做什么工作)；Who（该项工作由谁去做，谁负责检查评价）；Where（该项工作在哪儿做）；When(该项工作什么时候做)；Why（为什么要做该工作）；How（怎么去做，依据是什么）。3程序文件编写后应达到的要求a)指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。b)在每一个具体的程序文件中，列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项工作由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干、干什么、为什么干、怎么干、如何控制及所要达到的要求；需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。4程序文件编写过程中存在的问题4.1与标准要求存在差距由于对中国石化集团公司企业标准如：《油田企业安全、环境与健康（HSE）管理规范》内容理解不深，导致编写后的程序文件不能完全符合标准要求。4.2职责划分不清楚由于程序文件编写人员对机关各部门岗位职责不熟悉，在编写前也没有严格按照程序文件编写前的准备去做，导致职责划分不清楚，平级部门职责没有涉及到，下属单位的职责没有分层次描述，导致程序文件可执行性不强。4.3职责与所干工作不符职责划分存在分歧时，应按照职责要求划分，将原来不正确的职责改正过来，如：教育培训应由人教部门牵头，专业部门配合，而不是专业部门单独负责。〕4.4没有严格按照HSE管理体系十要素要求编写体系十要素要求：任何一项工作均要求有计划、实施、检查、改进内容，但在编写程序文件时，检查、改进两项往往容易忽略，致使没有形成一套完整体系。4.5相关职能部门参与热情不高各职能部门应积极参与到文件编写工作中，充分理解体系要求，避免出现安全部门独揽，为以后的体系运行埋下隐患。4.6程序文件罗嗦，层次不清楚在编写程序文件时，应尽量做到文件最小化、高效化，注重可操作性。在程序文件中能说清楚的，不应再编写运行控制文件，相关联的内容或管理规定应纳入到一起写，避免出现内容重复，更不能出现矛盾的内容。4.7不能完全达到体系编写要求由于受到程序文件编写知识面、专业面的影响，编写的内容不深、不透、不全，对关键问题没有交代清楚该项工作由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干、干什么、为什么干、怎么干及出现异常情况如何处理等。4.8仍在沿用老规定国家发布新的法律法规后，企业应及时更新管理制度，将旧的管理制度替换。避免出现引用过时的管理制度编写程序文件。4.9内容繁琐，叙述不清程序文件要求可执行性强，不能含糊不清，但是，在编写过程中，由于牵涉部门多，往往说不清楚，在此情况下，宜用表格表示一些繁琐内容，使表达内容一目了然。4.10有漏项如在应急预案管理程序中缺少大的事故反应机制，只规范了传统应急预案的要求。应根据时代要求，增加洪水、地震、传染病等自然灾害方面的应急预案。基层单位也不能只注重防火，而忽视职业中毒、触电、防洪等方面的要求。4.11使用非专业术语如：在设备检修动火时，要将动火点周围15m（最小半径）的下水井、地漏、地沟、电缆沟等内的易燃物清除，并封闭。不应简单描述为“严禁油气进入地沟内”，而没有具体的防范措施。应描述为“为了防止油气进入下水井、地漏、地沟、电缆沟内，导致油气集聚，遇明火引起爆炸，施工负责人应在开工前，组织施工人员用防爆工具将其内的易燃物清除，并在动火点周围15m（最小半径）处进行封堵，确保施工安全”。4.1...